Cá nhân tự quyết toán thuế TNCN: Khi nào, làm sao và lưu ý gì?

Hướng dẫn chi tiết cá nhân tự quyết toán thuế TNCN online năm 2025 *** 1. Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN Theo quy định pháp luật hiện hành, bạn cần tự trực tiếp quyết toán thuế TNCN khi thuộc một trong các trường hợp sau: - Có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán năm từ 50.000 đồng trở lên, hoặc có số thuế nộp thừa và muốn được hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai tiếp theo - Có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm vượt quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% - Là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam và cần khai quyết toán thuế trước khi xuất cảnh - Có thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nguồn thu nhập từ nước ngoài không được khấu trừ thuế tại nguồn - Có thay đổi nơi làm việc và không được tổ chức trả thu nhập tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại thời điểm quyết toán - Thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế và không ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay *** 2. Chuẩn bị trước khi tự quyết toán 2.1 Đăng ký tài khoản thuế điện tử Bạn có thể đăng ký theo 2 phương thức phổ biến: 1. Trên website Thuế Việt Nam: - Truy cập trang web https://canhan.gdt.gov.vn/ và chọn "Đăng ký" - Điền mã số thuế, mã kiểm tra, chọn "Cá nhân" và hoàn tất các bước thông tin cơ bản - Nếu chưa có mã xác nhận, bạn cần đến cơ quan thuế gần nhất để hoàn thành thủ tục với CMND/CCCD/Hộ chiếu 2. Trên ứng dụng eTax Mobile: - Tải ứng dụng về điện thoại và thực hiện các bước đăng ký tài khoản tương tự trên website 2.2 Chuẩn bị hồ sơ quyết toán Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau: - Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN - Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN (nếu có người phụ thuộc được tính giảm trừ) - Bản sao chứng từ khấu trừ thuế, bản sao giấy chứng nhận khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng xác nhận số thuế đã tạm nộp, đã nộp tại nước ngoài (nếu có) - Bản sao hóa đơn/chứng từ xác nhận khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có) - Tài liệu chứng minh thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc thu nhập từ nước ngoài (nếu có) - Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu chưa đăng ký trước đó) 2.3 Chuẩn bị thiết bị Đảm bảo thiết bị có kết nối mạng ổn định để tránh gián đoạn quá trình kê khai và nộp hồ sơ điện tử *** 3. Quy trình tự quyết toán thuế TNCN online chi tiết 3.1 Đăng nhập hệ thống thuế điện tử 1. Truy cập trang web chính thức của Tổng cục Thuế tại https://canhan.gdt.gov.vn/ hoặc sử dụng ứng dụng eTax Mobile 2. Nhập mã số thuế và mã kiểm tra, sau đó chọn "Tiếp tục" 3. Nhập mật khẩu được gửi qua SMS hoặc email để đăng nhập vào hệ thống 3.2 Chọn mục quyết toán thuế Sau khi đăng nhập thành công: 1. Chọn mục "Quyết toán thuế" và tiếp tục chọn "Kê khai trực tuyến" 2. Chọn tờ khai phù hợp: 02/QTT-TNCN - Tờ khai quyết toán thuế TNCN (TT80/2021) 3. Chọn cơ quan thuế quản lý hồ sơ theo trường hợp cụ thể của bạn: - Trường hợp 1: Chỉ có 1 nguồn thu nhập trực tiếp khai thuế tại tổ chức quốc tế, Đại sứ quán hoặc thu nhập từ nước ngoài không khấu trừ tại nguồn: Lựa chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm - Trường hợp 2: Có từ 2 nguồn thu nhập trở lên, bao gồm cả thu nhập được khấu trừ tại nguồn và thu nhập khai trực tiếp: Tự kê khai toàn bộ nguồn thu nhập và thông tin liên quan - Trường hợp 3: Chỉ có thu nhập được khấu trừ tại nguồn, không khai trực tiếp trong năm: Khai thông tin thay đổi nơi làm việc và lựa chọn cơ quan thuế quản lý tại nơi cư trú, tạm trú hoặc thường trú 3.3 Khai thông tin chi tiết trên tờ khai Bạn cần điền đầy đủ các thông tin bắt buộc sau: 1. Thông tin cá nhân: Tên, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, email (hệ thống sẽ tự động điền theo thông tin đăng ký, bạn có thể sửa nếu cần) 2. Chọn trường hợp quyết toán: Thường chọn "Quyết toán theo năm dương lịch", năm quyết toán là năm thu nhập bạn nhận được (ví dụ năm 2024 cho thu nhập năm 2024) 3. Tổng thu nhập chịu thuế tại Việt Nam và ngoài nước: Dựa vào chứng từ khấu trừ thuế và thư xác nhận thu nhập từ đơn vị chi trả 4. Các khoản giảm trừ: Giảm trừ cho bản thân, người phụ thuộc, bảo hiểm xã hội, đóng góp từ thiện, quỹ hưu trí tự nguyện (nếu có) 5. Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập và số thuế đã nộp trực tiếp tại cơ quan thuế trong năm 3.4 Kê khai phụ lục giảm trừ gia cảnh Nếu bạn có người phụ thuộc được tính giảm trừ thu nhập: 1. Chọn tab phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN 2. Kê khai đầy đủ thông tin họ tên, ngày sinh, loại giấy tờ tùy thân, số giấy tờ của người phụ thuộc 3. Điền thời gian bắt đầu và kết thúc tính giảm trừ gia cảnh trong năm tính thuế 3.5 Gửi tờ khai và hồ sơ đính kèm 1. Xác nhận rằng bạn đã kiểm tra lại toàn bộ thông tin và chọn ô "Tôi cam đoan số liệu đã khai là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật" 2. Chọn "Hoàn thành kê khai" và kết xuất file XML chứa tờ khai đã điền thông tin 3. Nộp file XML vào hệ thống, nhập mã kiểm tra và mã OTP được gửi về số điện thoại để xác thực 4. Tải lên các chứng từ đính kèm theo yêu cầu của hệ thống *** 4. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN - Đối với cá nhân tự quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế: Thời hạn chậm nhất là ngày 30 tháng 4 năm sau năm tính thuế. Nếu ngày này rơi vào ngày nghỉ lễ, thời hạn sẽ được dời sang ngày làm việc tiếp theo. - Ví dụ: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2024 là ngày 05 tháng 5 năm 2025 do dịp lễ 30/4 và 1/5 năm 2025 - Nếu bạn nộp muộn hồ sơ, bạn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của Luật Quản lý Thuế 2019. *** 5. Lưu ý quan trọng khi tự quyết toán - Kiểm tra lại thông tin: Rà soát toàn bộ nguồn thu nhập, khoản giảm trừ và số thuế đã nộp để tránh bỏ sót hoặc kê khai sai thông tin - Chuẩn bị đủ chứng từ: Giữ lại các bản sao chứng từ khấu trừ thuế, hóa đơn đóng góp từ thiện để làm căn cứ kiểm tra của cơ quan thuế - Không tẩy xóa hay chỉnh sửa gian dối: Việc cung cấp thông tin sai sự thật sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật - Tra cứu kết quả quyết toán: Sau khi nộp hồ sơ, bạn có thể tra cứu trạng thái kê khai trên hệ thống thuế điện tử hoặc qua ứng dụng eTax Mobile - Nộp thuế còn thiếu hoặc nhận hoàn thuế: Nếu có số thuế còn phải nộp, bạn cần nộp trước ngày cuối thời hạn quyết toán. Nếu có số thuế nộp thừa, bạn có thể yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai tiếp theo *** 6. Hỗ trợ thêm Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình đăng ký hoặc kê khai, bạn có thể: - Gọi hotline hỗ trợ khách hàng của Tổng cục Thuế: 1900 1515 - Đến cơ quan thuế địa phương để được tư vấn trực tiếp - Sử dụng các công cụ tính thuế TNCN miễn phí trên trang web của Tổng cục Thuế để kiểm tra số thuế phải nộp trước khi kê khai Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về quy trình ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho nơi trả thu nhập nếu bạn không muốn tự thực hiện thủ tục này.