Cách ghi biên bản hiện trường vướng mặt bằng thi công

Dưới đây là quy trình chi tiết và các thành phần bắt buộc để lập biên bản hiện trường cho vướng mặt bằng thi công, tuân thủ quy tắc pháp lý và nghiệp vụ: *** 1. Chuẩn bị trước khi đến hiện trường - Xác định rõ mục đích: Kiểm tra chất lượng thi công, xác nhận sự vi phạm quy định, ghi nhận thiệt hại hoặc giải quyết tranh chấp tại mặt bằng thi công. - Lập danh sách thành phần tham gia bao gồm: - Đại diện Cục quản lý công trình xây dựng (2 cán bộ) - Đại diện ban quản lý dự án chủ đầu tư (2 kỹ thuật viên) - Đại diện đơn vị thiết kế (2 kỹ thuật viên) - Đại diện đơn vị tư vấn giám sát (2 kỹ thuật viên) - Đại diện nhà thầu thi công (trưởng công trình và 1 kỹ thuật viên) - Đại diện đơn vị hành chính địa phương (3 người, ghi rõ tên và chức vụ) - Người chứng kiến hoặc bên bị thiệt hại (nếu có) - Chuẩn bị công cụ: Máy ảnh, điện thoại chụp hình, thiết bị đo đạc, giấy bút và mẫu biên bản dự thảo. *** 2. Ghi nhận thông tin tại hiện trường Ghi trực tiếp tại hiện trường không dựa trên suy đoán: - Thời gian và địa điểm: Ghi rõ thứ, ngày, tháng, năm, giờ thực hiện và địa chỉ chi tiết mặt bằng thi công, kèm khu vực, hạng mục cụ thể (ví dụ: "Vào lúc 14 giờ 30 phút ngày 15 tháng 6 năm 2026, tại mặt bằng thi công tòa nhà A1, địa chỉ số 23 đường Lê Lợi, Quận 1, TP.Hồ Chí Minh"). - Mô tả hiện trạng: Ghi chi tiết tình trạng thi công, dấu vết, hư hỏng hoặc sự việc đã xảy ra, không đưa ra phán đoán nguyên nhân nếu chưa có đủ căn cứ. - Chụp ảnh, quay video làm minh chứng, đánh số và mô tả rõ trong biên bản. *** 3. Soạn thảo biên bản theo cấu trúc chuẩn 3.1 Phần mở đầu - Viết quốc hiệu "Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam" ở trên cùng, căn giữa, in hoa. - Ghi thời gian thực hiện biên bản ở bên phải ngay dưới quốc hiệu. - Viết tên biên bản "BIÊN BẢN HIỆN TRƯỜNG" in hoa, căn giữa, kèm số hiệu theo quy tắc thống nhất của đơn vị (ví dụ: 05/BBHT-CTA1/2026). - Thêm thông tin về công trình: Tên mặt bằng thi công và địa chỉ chi tiết. 3.2 Phần thành phần tham gia Liệt kê đầy đủ họ tên, chức vụ, đơn vị công tác của tất cả người tham gia, có thể kèm số CCCD/CMND nếu cần thiết. 3.3 Phần nội dung chính - Mục đích lập biên bản: Nêu rõ mục đích kiểm tra hoặc ghi nhận sự việc tại mặt bằng thi công. - Mô tả chi tiết hiện trạng: Ghi nhận tình trạng thi công, các vấn đề phát hiện (ví dụ: sai lệch bản vẽ, chất liệu không đáp ứng tiêu chuẩn, hư hỏng do thi công sai kỹ thuật). - Ghi rõ ý kiến của từng bên tham gia, bao gồm cả sự mâu thuẫn nếu có, không được tự ý lược bỏ thông tin. - Đính kèm danh mục tài liệu, hình ảnh, video minh chứng kèm theo biên bản. 3.4 Quy trình hoàn thiện - Đọc lại biên bản công khai cho tất cả các bên tham gia cùng nghe để đảm bảo nội dung đúng sự thật. - Nếu phát hiện lỗi, gạch bỏ phần sai, viết nội dung đúng bên cạnh và yêu cầu tất cả người tham gia ký nháy xác nhận tại chỗ sửa. - Yêu cầu tất cả thành phần tham gia ký xác nhận biên bản, chỉ cần họ đồng ý nội dung được ghi nhận đúng, không cần đồng ý với sự việc được ghi lại. *** Lưu ý quan trọng - Chỉ ghi nhận những gì thuộc phạm vi mục đích lập biên bản, không suy đoán hoặc phán đoán thay cho cơ quan có thẩm quyền. - Tránh sử dụng viết tắt không rõ ràng, ưu tiên câu ngắn, mạch lạc để đảm bảo biên bản có giá trị pháp lý cao. - Nếu địa chỉ mặt bằng thuộc khu vực đã hợp nhất quận/phường theo quy định từ tháng 7 năm 2025, hãy ghi cả địa chỉ cũ và mới theo định dạng chuẩn của Bộ Xây dựng. Bạn có thể tải mẫu biên bản hiện trường chuẩn theo năm 2026 để dễ dàng soạn thảo văn bản.