Giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động: Cần bổ sung gì để hợp pháp và tránh rủi ro?

📜 Giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động theo pháp luật Việt Nam năm 2026 Dựa trên thông tin mẫu giấy ủy quyền bạn cung cấp và quy định pháp luật lao động Việt Nam hiện hành, tôi sẽ giải thích chi tiết, bổ sung các nội dung cần thiết và hướng dẫn cách hoàn thiện mẫu tài liệu này: *** 1. Cơ sở pháp lý hợp lệ cho giấy ủy quyền này Mẫu bạn đưa ra đã tham chiếu đúng các văn bản pháp lý quan trọng hiện hành: - Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về quyền hành ủy quyền, trách nhiệm pháp lý của bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền khi thực hiện ủy quyền - Bộ luật Lao động 2019: Quy định về việc ký kết hợp đồng lao động, quyền hạn của người đại diện công ty khi ký kết hợp đồng - Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động 2019, bao gồm quy định về văn bản đại diện công ty - Điều lệ công ty TNHH Dịch vụ ABC: Quy định nội bộ của doanh nghiệp về việc phân quyền quản lý, ký kết hợp đồng lao động *** 2. Nội dung cần bổ sung để giấy ủy quyền hợp pháp 2.1 Thông tin cơ bản của công ty Bạn cần điền đầy đủ thông tin công ty ở phần mở đầu và mục bên ủy quyền: - Tên công ty chính xác theo Giấy đăng ký doanh nghiệp - Địa chỉ trụ sở chính xác theo giấy phép kinh doanh - Số, ngày cấp và cơ quan cấp Giấy đăng ký doanh nghiệp - Thông tin chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người ủy quyền (Giám đốc công ty) phải trùng khớp với giấy tờ tùy thân 2.2 Quy định rõ phạm vi ủy quyền Hiện tại mẫu chỉ nói "ký kết hợp đồng lao động với người lao động", bạn nên bổ sung chi tiết hơn để tránh lạm dụng ủy quyền: - Loại hợp đồng lao động: hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng không xác định thời hạn hay hợp đồng làm việc theo dự án - Mức lương, phúc lợi được chấp nhận theo quy định của công ty - Phạm vi thay đổi, gia hạn hợp đồng lao động - Quyền được từ chối ký hợp đồng nếu không đáp ứng tiêu chí tuyển dụng của công ty 2.3 Quy định về trách nhiệm khi vượt phạm vi ủy quyền Bạn nên bổ sung khoản: "Bên nhận ủy quyền không có quyền ký hợp đồng lao động vượt quá phạm vi được ủy quyền, mọi hành động vượt phạm vi sẽ do bên nhận ủy quyền tự chịu trách nhiệm pháp lý trước bên ủy quyền và bên thứ ba" để bảo vệ lợi ích của công ty. 2.4 Quy định về báo cáo công việc Bổ sung khoản: "Bên nhận ủy quyền phải báo cáo cho bên ủy quyền về mọi hợp đồng lao động đã ký kết trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày ký kết" để giúp bên ủy quyền theo dõi và quản lý công việc. *** 3. Ví dụ hoàn thiện mẫu giấy ủy quyền CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- GIẤY ỦY QUYỀN (Về việc ký kết hợp đồng lao động) - Căn cứ Bộ luật dân sự năm 2015; - Căn cứ Bộ luật lao động năm 2019; - Căn cứ Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn bộ luật lao động - Căn cứ Điều lệ công ty TNHH Dịch vụ ABC; Ngày 25 tháng 5 năm 2026 tại trụ sở Công ty TNHH Dịch vụ ABC, địa chỉ: Số 123 Đường Lê Lợi, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, chúng tôi gồm có: 1. Bên ủy quyền Họ và tên: Nguyễn Văn An Sinh ngày 10 tháng 1 năm 1980 Địa chỉ nơi cư trú: Số 456 Đường Hoàng Hoa Thám, Quận Ba Đình, Hà Nội Chức vụ: Giám đốc công ty TNHH Dịch vụ ABC được cấp Giấy đăng ký doanh nghiệp số 0123456789 ngày 20 tháng 1 năm 2020 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội Số chứng minh nhân dân: 012345678901 ngày cấp 05 tháng 3 năm 2020 nơi cấp: Cục Quản lý Công an Hà Nội 2. Bên nhận ủy quyền Họ và tên: Trần Thị Bình Ngày tháng năm sinh: 15 tháng 8 năm 1990 Địa chỉ nơi cư trú: Số 789 Đường Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Hà Nội Chức vụ (nếu có): Trưởng phòng Nhân sự công ty TNHH Dịch vụ ABC Số Chứng minh nhân dân: 098765432109 ngày cấp 10 tháng 5 năm 2021 nơi cấp: Cục Quản lý Công an Hà Nội 3. Nội dung ủy quyền: Bằng giấy ủy quyền này Bên ủy quyền giao cho Bên nhận ủy quyền thay mặt thực hiện các công việc sau: Điều 1. Bên nhận ủy quyền được thay mặt bên ủy quyền ký kết hợp đồng lao động với người lao động theo quy định của pháp luật về lao động, với các điều kiện sau: - Chỉ ký hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng và hợp đồng không xác định thời hạn theo tiêu chí tuyển dụng đã được phê duyệt bởi Giám đốc công ty - Không được ký hợp đồng lao động cho vị trí có mức lương cơ bản cao hơn 20 triệu đồng/tháng mà không có sự phê duyệt bằng văn bản của bên ủy quyền - Có quyền từ chối ký hợp đồng nếu người lao động không đáp ứng yêu cầu tuyển dụng của công ty Điều 2: Thời hạn ủy quyền: Thời hạn ủy quyền kể từ ngày 25 tháng 5 năm 2026 đến ngày 25 tháng 5 năm 2027 Điều 3. Thỏa thuận khác nếu có - Bên nhận ủy quyền phải báo cáo cho bên ủy quyền về mọi hợp đồng lao động đã ký kết trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày ký kết - Bên nhận ủy quyền không có quyền ủy quyền lại quyền được giao cho bên thứ ba 4. Cam kết của các bên - Bên nhận ủy quyền cam kết thực hiện công việc theo đúng phạm vi được ủy quyền; - Hai bên cam kết sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi thông tin ủy quyền ở trên; - Mọi tranh chấp phát sinh giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền sẽ do hai bên tự giải quyết; - Bên nhận ủy quyền tự chịu trách nhiệm pháp lý nếu thực hiện hành động vượt quá phạm vi ủy quyền Giấy ủy quyền được lập thành 03 bản, mỗi bên giữ 01 bản, 01 bản lưu tại văn phòng công ty. Bên ủy quyền (Ký và ghi rõ họ tên) Nguyễn Văn An Bên nhận ủy quyền (Ký và ghi rõ họ tên) Trần Thị Bình *** 4. Lưu ý quan trọng khi sử dụng giấy ủy quyền này - Công chứng giấy ủy quyền: Đối với các công ty lớn hoặc hợp đồng lao động có giá trị lớn, bạn nên công chứng giấy ủy quyền tại Công chứng nhà nước để tăng tính hiệu lực pháp luật, tránh trường hợp bên thứ ba từ chối nhận văn bản đại diện - Cập nhật thông tin: Khi có thay đổi về chức vụ, thông tin cá nhân của bên ủy quyền hoặc bên nhận ủy quyền, bạn phải thu hồi giấy ủy quyền cũ và cấp giấy ủy quyền mới - Lưu trữ giấy ủy quyền: Công ty phải lưu trữ giấy ủy quyền trong hồ sơ nhân sự hoặc hồ sơ quản lý nội bộ trong ít nhất 10 năm theo quy định của pháp luật lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp *** 5. Hành động khuyến nghị Bạn có thể: 1. Điền đầy đủ thông tin còn thiếu vào mẫu giấy ủy quyền theo ví dụ trên 2. Liên hệ với phòng Nhân sự của công ty để xem xét và phê duyệt phạm vi ủy quyền chi tiết 3. Đưa giấy ủy quyền đến công chứng nhà nước nếu cần tăng tính hiệu lực pháp luật 4. Thông báo cho tất cả nhân viên liên quan đến tuyển dụng về nội dung giấy ủy quyền này để tránh xung đột quy trình làm việc Nếu bạn có thêm yêu cầu về việc điều chỉnh nội dung giấy ủy quyền hoặc cần giải đáp thắc mắc về quy định pháp luật liên quan, hãy cho tôi biết nhé.