Hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử thế nào theo quy định mới?

Theo quy định hiện hành năm 2026, hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn điện tử theo 3 phương thức phổ biến, phù hợp với quy mô và điều kiện hoạt động kinh doanh, với các bước thực hiện chi tiết như sau: 3 phương thức xuất hóa đơn điện tử phổ biến cho hộ kinh doanh 🧾 1. Xuất hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (miễn phí) Phương thức này phù hợp với hộ kinh doanh mới bắt đầu, có nhu cầu sử dụng cơ bản, không cần các tính năng nâng cao của phần mềm bên thứ ba: 1. Truy cập vào Cổng thông tin điện tử về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn 2. Đăng nhập bằng mã số thuế đã được cấp, điền đầy đủ thông tin theo mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí, thực hiện ký điện tử theo hướng dẫn trên hệ thống 3. Chờ cơ quan thuế phê duyệt hồ sơ, thời gian xử lý thông thường từ 15 phút đến 1 ngày làm việc 4. Sau khi được chấp thuận, đăng nhập lại hệ thống để lập, phát hành hóa đơn điện tử cho từng giao dịch theo đúng quy định về nội dung và thời điểm lập hóa đơn. 2. Xuất hóa đơn qua phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp được chấp thuận Phương thức này phù hợp với hộ kinh doanh cần quản lý chuyên nghiệp, tích hợp thêm các tính năng quản lý bán hàng, báo cáo thuế: 1. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế phê duyệt như Viettel, VNPT, xCyber Bill, MISA… 2. Truy cập website chính thức của nhà cung cấp để đăng ký tài khoản, cung cấp đầy đủ thông tin hộ kinh doanh: mã số thuế, tên hộ, địa chỉ, ngành nghề hoạt động 3. Thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm, thiết lập chữ ký số nếu được yêu cầu để hoàn tất hồ sơ gửi đến cơ quan thuế 4. Chờ cơ quan thuế phê duyệt hồ sơ, sau khi có thông báo chấp thuận, có thể lập, xuất và gửi hóa đơn điện tử trực tiếp trên phần mềm cho khách hàng sau mỗi giao dịch. 3. Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS) Đây là phương thức bắt buộc đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng, F&B hoặc sử dụng máy tính tiền quản lý bán hàng: 1. Chuẩn bị máy tính tiền hoặc phần mềm POS tích hợp chức năng hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp thuận, đảm bảo kết nối internet ổn định 2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua phần mềm trên máy tính tiền hoặc trực tiếp với cơ quan thuế quản lý, thiết lập chữ ký số để truyền dữ liệu 3. Tại thời điểm bán hàng, hệ thống sẽ tự động khởi tạo hóa đơn điện tử khi hoàn tất giao dịch thanh toán, in bản hóa đơn có mã QR hoặc gửi link tra cứu cho khách hàng 4. Dữ liệu hóa đơn sẽ được hệ thống tự động tổng hợp và gửi định kỳ đến cơ quan thuế theo quy định, hộ kinh doanh chỉ cần lưu trữ và quản lý số liệu trên máy tính tiền để kê khai thuế. Quy định quan trọng cần lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử ⚠️ - Thời điểm lập hóa đơn: Phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch, chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa/dịch vụ, không được lùi thời gian sang ngày hôm sau hoặc dồn hóa đơn xuất vào cuối ngày, tránh bị xử phạt vi phạm. - Thông tin bắt buộc trên hóa đơn: Điền đầy đủ thông tin người bán (tên hộ, địa chỉ, mã số thuế), người mua (họ tên, mã số thuế/số định danh cá nhân nếu có), chi tiết hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng giá trị thanh toán theo quy định. - Xử lý sai sót: Nếu phát hiện thông tin sai sót trên hóa đơn chưa gửi cho khách, có thể hủy và lập hóa đơn mới; nếu hóa đơn đã gửi, cần lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định, lưu trữ đầy đủ chứng từ để giải trình khi cần. - Hộ kinh doanh online trên sàn TMĐT: Đối với các sàn có chức năng đặt hàng và thanh toán trực tuyến (Shopee, Lazada, TikTok Shop), sàn sẽ chịu trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho hộ kinh doanh, bạn không cần tự xuất hóa đơn cho các giao dịch trên các sàn này. Nếu bạn có quy mô kinh doanh nhỏ, doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm và nhu cầu xuất hóa đơn không thường xuyên, có thể xin cấp hóa đơn điện tử lẻ theo từng lần phát sinh trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi đăng ký kinh doanh hoặc qua Cổng Dịch vụ Thuế điện tử.