Hướng dẫn nộp báo cáo sử dụng lao động năm 2026

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ định kỳ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình và cá nhân có thuê mướn người lao động, ngay cả khi không có biến động nhân sự hay chưa tuyển lao động nào. Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ theo quy định pháp luật hiện hành năm 2026: *** 1. Quy định cơ bản năm 2026 Thời hạn nộp báo cáo - Báo cáo 6 tháng đầu năm: Phải nộp trước ngày 05 tháng 6 - Báo cáo hằng năm: Phải nộp trước ngày 05 tháng 12 Đối tượng nộp báo cáo Tất cả người sử dụng lao động bao gồm: - Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức - Hợp tác xã, hộ gia đình - Cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ thuê mướn người lao động Ngay cả khi doanh nghiệp không có lao động hay không có biến động nhân sự, vẫn phải nộp báo cáo xác nhận trạng thái này Cơ quan tiếp nhận báo cáo Kể từ ngày 01/7/2025, cơ quan chính tiếp nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, thay vì Sở Lao động Thương binh và Xã hội trước đây. Đồng thời phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp khu vực tương ứng Mức phạt vi phạm - Người sử dụng lao động là cá nhân: Phạt từ 5 - 10 triệu đồng - Người sử dụng lao động là tổ chức: Phạt từ 10 - 20 triệu đồng *** 2. Hướng dẫn điền mẫu báo cáo Mẫu báo cáo phổ biến nhất là Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP, bao gồm các phần chính sau: Thông tin chung - Tên đơn vị theo giấy đăng ký kinh doanh - Mã số thuế hoặc mã đơn vị do cơ quan BHXH cấp - Địa chỉ trụ sở, điện thoại, email đã đăng ký với cơ quan BHXH - Ghi "Sở Nội vụ" tại mục "Kính gửi" Thông tin tình hình sử dụng lao động Điền đầy đủ thông tin từng người lao động theo CCCD, bao gồm: - Họ tên, ngày sinh, giới tính, số CCCD - Chức danh, vị trí công việc - Mã số BHXH - Hệ số lương hoặc mức lương cụ thể, các khoản phụ cấp - Thông tin hợp đồng lao động (thời hạn, ngày bắt đầu và kết thúc) - Thời gian tham gia và dừng đóng BHXH, BHYT, BHTN - Thông tin bổ sung như nghỉ thai sản, thử việc Lưu ý khi điền mẫu Phân loại đúng nhóm vị trí công việc: 1. Nhà quản lý: Lãnh đạo, quản lý có quyền chỉ huy, điều hành 2. Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Lao động có trình độ đại học trở lên 3. Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Lao động có trình độ cao đẳng, trung cấp 4. Việc làm khác nếu có *** 3. Các hình thức nộp báo cáo 2026 Cách 1: Nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (được khuyến khích) Đây là hình thức phổ biến nhất, phù hợp với doanh nghiệp có chữ ký số điện tử: 1. Truy cập https://dichvucong.gov.vn/ và đăng ký tài khoản nếu chưa có, sử dụng USB ký số để đăng nhập 2. Cài đặt công cụ hỗ trợ ký điện tử VNPT-CA Plugin theo hướng dẫn hệ thống 3. Chọn chức năng "Dịch vụ công trực tuyến", tìm kiếm thủ tục "Báo cáo tình hình sử dụng lao động" 4. Chọn thủ tục và nhấn "Nộp trực tuyến" 5. Kê khai thông tin doanh nghiệp, lựa chọn Sở Nội vụ là cơ quan tiếp nhận 6. Nhấn "Đăng ký" và chờ thông báo cập nhật thành công trước khi thoát Cách 2: Nộp qua biểu mẫu trực tuyến theo địa phương Một số tỉnh thành đã triển khai hình thức này để tối giản thủ tục: - TP.Hồ Chí Minh: Sử dụng Google Form tại https://forms.gle/aDoy9zq453ryuHwQ8 - Hà Nội: https://forms.gle/Mch3cypkTvEWWkZ67 - Đồng Nai: https://forms.gle/o44cqVCHzrq2AdqK8 - Lâm Đồng: https://forms.gle/Zq1raqa9kggWaT297 Chuẩn bị file PDF có chữ ký và đóng dấu doanh nghiệp, cùng file Excel số liệu báo cáo để upload Cách 3: Nộp trực tiếp bằng bản giấy Trường hợp không thể nộp online: 1. In ra mẫu báo cáo Mẫu số 01/PLI, ký tên và đóng dấu mộc đỏ 2. Gửi bản giấy đến Sở Nội vụ và cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở 3. Đối với doanh nghiệp trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, cần gửi thêm bản báo cáo cho Ban quản lý khu vực *** 4. Lưu ý quan trọng - Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp, đảm bảo khớp với dữ liệu BHXH và sổ quản lý lao động của doanh nghiệp - Tránh nộp sát hạn để tránh lỗi hệ thống và bị ghi nhận nộp chậm - Sử dụng đúng mẫu báo cáo: Mẫu 01/PLI cho lao động trong nước, Mẫu 02/PLI cho lao động nước ngoài - Cập nhật link nộp báo cáo mới nhất theo địa phương hoạt động của doanh nghiệp *** Nếu gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ với cơ quan quản lý lao động địa phương hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ nhân sự để được giúp đỡ.