quy định có thể lập bảng kê khi mua hàng mà không cần hóa đơn

Theo quy định pháp luật thuế Việt Nam hiện hành, doanh nghiệp chỉ được phép lập bảng kê mua hàng thay thế hóa đơn trong các trường hợp đặc thù, tuân thủ nghiêm ngặt điều kiện về mẫu biểu và hồ sơ chứng từ để được tính vào chi phí được trừ khi kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Biểu mẫu bảng kê hiện hành 📑 Từ ngày 12/03/2026, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 20/2026/TT-BTC thay thế mẫu cũ, chính thức sử dụng Mẫu 02/TNDN (bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn) để thay thế mẫu 01/TNDN trước đây. Mẫu mới áp dụng cho kỳ tính thuế TNDN từ năm 2025, yêu cầu ghi đầy đủ thông tin doanh nghiệp, thông tin người bán (họ tên, địa chỉ, số CCCD), chi tiết hàng hóa và có chữ ký xác nhận của người đại diện pháp luật doanh nghiệp. Các trường hợp được phép lập bảng kê ✅ Doanh nghiệp chỉ được lập bảng kê khi mua hàng hóa, dịch vụ từ các đối tượng không thể xuất hóa đơn theo quy định, cụ thể: - Thu mua nông, lâm, thủy hải sản trực tiếp từ người sản xuất, đánh bắt - Mua sản phẩm thủ công (mây tre đan, chiếu cói, rơm rạ…) từ người trực tiếp sản xuất - Mua đất, đá, cát, sỏi do hộ gia đình, cá nhân tự khai thác - Thu mua phế liệu từ người trực tiếp thu gom - Mua đồ dùng, tài sản cũ đã qua sử dụng của hộ gia đình, cá nhân - Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT (dưới 500 triệu đồng/năm theo quy định mới). Điều kiện để bảng kê được chấp nhận là chi phí hợp lệ ⚠️ Để chi phí mua hàng không hóa đơn được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đủ 3 điều kiện bắt buộc: 1. Hồ sơ đầy đủ: Có bảng kê 02/TNDN được người đại diện pháp luật ký tên, đóng dấu, kèm theo chứng từ thanh toán thực tế (phiếu chi, ủy nhiệm chi…) 2. Thanh toán đúng quy định: Với các giao dịch mua hàng từ một hộ/cá nhân có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên trong ngày, bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt 3. Tính hợp lệ của giao dịch: Khoản chi phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và người bán thuộc các đối tượng được phép lập bảng kê nêu trên. Lưu ý rằng bảng kê không thay thế hóa đơn GTGT, không dùng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào và người đại diện pháp luật phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính trung thực của thông tin trên bảng kê trước pháp luật. Nếu bạn cần hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin vào mẫu 02/TNDN hoặc tư vấn về lưu trữ chứng từ để giải trình với cơ quan thuế, tôi có thể hỗ trợ thêm.