Xuất hóa đơn phụ phí vận chuyển

Việc xuất hóa đơn phụ phí vận chuyển tuân thủ các quy định chung về hóa đơn dịch vụ vận tải, nhưng cần phân biệt rõ trường hợp bạn là đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển trực tiếp, hay hộ kinh doanh/nhà bán hàng chỉ thu hộ chi phí này từ khách hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng trường hợp: Trường hợp 1: Đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển xuất hóa đơn phụ phí Nếu bạn là doanh nghiệp vận chuyển, logistics chính phát sinh chi phí và thu các khoản phụ phí (phí bảo hiểm, phí xử lý hàng cồng kềnh, phí giao hàng tận nơi,...) từ khách hàng, bạn phải tổng hợp toàn bộ cước vận chuyển chính và các phụ phí này vào hóa đơn dịch vụ vận chuyển để xuất cho khách hàng, tuân thủ các bước sau: Điều kiện và thông tin bắt buộc trên hóa đơn Hóa đơn phải đáp ứng đủ các điều kiện hợp lệ theo quy định pháp luật: - Có hợp đồng/thỏa thuận vận chuyển rõ ràng giữa đơn vị vận chuyển và khách hàng, chứng từ giao nhận hàng hóa đầy đủ, dịch vụ vận chuyển thực tế đã phát sinh. - Tổng giá trị giao dịch (cước chính + tất cả phụ phí) từ 200.000 VNĐ trở lên bắt buộc phải xuất hóa đơn, ngay cả khi khách hàng không yêu cầu. Với giá trị nhỏ hơn, bạn vẫn phải xuất hóa đơn nếu khách hàng có yêu cầu. - Hóa đơn điện tử (hình thức bắt buộc hiện nay) phải ghi đầy đủ thông tin: - Thông tin hai bên: tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị vận chuyển (người bán) và khách hàng (người mua). - Chi tiết dịch vụ: ghi rõ từng khoản chi phí (cước vận chuyển chính, các phụ phí phát sinh), đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT và tổng tiền thanh toán cuối cùng. - Thông tin vận chuyển bổ sung: lộ trình, điểm đi/đến, biển số phương tiện vận chuyển để đảm bảo tính hợp lệ. Thời điểm xuất hóa đơn Thời điểm lập hóa đơn tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025) theo từng loại hình vận chuyển: - Với vận chuyển thông thường: xuất hóa đơn ngay khi hoàn thành dịch vụ giao hàng, bất kể đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền thực tế. - Với vận tải hàng không bán qua website/thương mại điện tử: xuất hóa đơn chậm nhất 5 ngày kể từ ngày phát sinh chứng từ dịch vụ. - Với vận tải hàng không qua đại lý: xuất hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ. - Với vận chuyển hành khách bằng taxi có phần mềm tính tiền: xuất hóa đơn ngay khi kết thúc chuyến đi. Các bước xuất hóa đơn điện tử 1. Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế, chọn chức năng "Lập hóa đơn mới" và chọn loại hóa đơn GTGT. 2. Tích chọn ô "Là hóa đơn dịch vụ vận chuyển" để hệ thống tự động thêm các trường thông tin đặc thù (biển kiểm soát, lộ trình,...). 3. Điền đầy đủ thông tin hai bên, chi tiết các khoản cước và phụ phí, tổng tiền và thuế GTGT. 4. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin, ký số bằng chữ ký số điện tử và phát hành hóa đơn gửi cho khách hàng. 5. Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán. Trường hợp 2: Hộ kinh doanh/nhà bán hàng thu hộ phụ phí vận chuyển từ khách hàng Nếu bạn chỉ là hộ kinh doanh, cửa hàng bán hàng thu hộ tiền vận chuyển (cùng với tiền hàng) từ khách hàng để trả lại cho đơn vị vận chuyển, bạn không phải cộng khoản phụ phí vận chuyển này vào doanh thu và không phải xuất hóa đơn cho phần chi phí này. Lý do là khoản tiền này chỉ là thu hộ, không phải doanh thu của cửa hàng. Bạn chỉ xuất hóa đơn cho giá trị hàng hóa đã bán cho khách hàng. Đơn vị vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm xuất hóa đơn đầy đủ cho toàn bộ cước và phụ phí vận chuyển cho khách hàng hoặc cho hộ kinh doanh theo thỏa thuận. Bạn có muốn tìm hiểu thêm về cách hạch toán khoản thu hộ phí vận chuyển vào sổ sách kế toán của hộ kinh doanh không?